Membrii participă la reuniunile CoR, cum ar fi sesiunile plenare, ședințele comisiilor și ședințele grupurilor politice, care – în majoritatea cazurilor – au loc la Bruxelles, deși – ocazional – au loc în altă parte. Uneori, membrii sunt, de asemenea, autorizați să participe la reuniuni care nu sunt organizate de CoR, dar care prezintă un interes deosebit pentru activitatea sa.
Pe baza prezentării documentelor justificative, membrilor li se rambursează costul efectiv al biletelor de transport pentru participarea la astfel de reuniuni, până la clasa business pentru transportul aerian și până la clasa I pentru deplasările cu trenul sau cu vaporul. În cazul deplasării cu autoturismul, membrilor li se rambursează o sumă forfetară pe kilometru de 0,30 EUR. Pentru confortul lor, membrii își pot rezerva biletele de transport prin intermediul agenției de voiaj a CoR, caz în care Comitetul plătește direct pentru ei.
Pe lângă rambursarea cheltuielilor de transport, membrii primesc o indemnizație forfetară de ședință de 340 EUR pe zi de ședință pentru a-și acoperi toate costurile la locul de desfășurare a ședinței (în majoritatea cazurilor, la Bruxelles), cum ar fi masa, cheltuielile de cazare la hotel etc. Această indemnizație ia în considerare prețurile relativ ridicate ale cazării la Bruxelles în zilele lucrătoare.
Membrii primesc, de asemenea, o indemnizație forfetară de deplasare, calculată pe baza distanței totale a deplasării și care acoperă toate costurile pe durata călătoriei. Printre acestea se numără, de exemplu, taxele de autostradă sau vinietele, transportul public la Bruxelles, taxele de parcare la aeroportul sau gara de plecare, mesele, băuturile sau cheltuielile suplimentare de cazare la hotel pe durata călătoriei sau cauzate de o ședere prelungită la locul de desfășurare a ședinței. Această indemnizație se plătește doar dacă distanța deplasării depășește 200 km și se ridică la 185 EUR pe unitate de referință (o plată unică pe călătorie dus-întors).
Trebuie observat că Curtea de Justiție a UE consideră că utilizarea unui sistem de indemnizații forfetare, care este o practică obișnuită în instituțiile UE, „rezultă din preocuparea de a reduce costurile și sarcinile administrative inerente unui sistem care implică verificarea fiecărui element individual al cheltuielilor și reprezintă, prin urmare, o bună administrare” (Hotărârea din 15 septembrie 1981, cauza C - 208/80, Lord Bruce of Donington ).
Toate cheltuielile menționate mai sus sunt acoperite de bugetul UE și sunt auditate în mod corespunzător.
Ședințele la distanță în timpul pandemiei de COVID-19
CoR a adoptat o serie de măsuri temporare pentru a asigura capacitatea operațională a CoR în timpul pandemiei de COVID-19, în special rolul său consultativ în procesul decizional al UE, evitând, în același timp, riscurile pentru sănătatea membrilor și a personalului. În acest scop, ședințele neesențiale au fost anulate, iar ședințele importante, cum ar fi cele ale organelor constitutive ale CoR, sunt organizate, în măsura posibilului, la distanță, prin mijloace electronice (în unele cazuri, sunt organizate ședințe în format hibrid, cu un grup de membri care se află împreună, în același loc). În aceste circumstanțe speciale în care majoritatea membrilor lucrează de acasă, CoR le plătește o indemnizație forfetară de ședință la distanță de 200 EUR pe zi de ședință, pentru a-și acoperi cheltuielile legate de birou, precum și pe cele generale, de pregătire a ședințelor și de participare la acestea.
Principalele norme în vigoare
Regulamentul nr. 8/2017 privind rambursarea cheltuielilor de transport și plata indemnizațiilor forfetare de deplasare și ședință pentru membrii și membrii supleanți (PDF)
Regulamentul nr. 20/2020 de modificare a Regulamentului nr. 8/2017 (PDF)
Regulamentul nr. 3/2021 privind plata unei indemnizații forfetare de ședință la distanță pentru membri, experți și vorbitori (PDF)
Decizia nr. 1/2022 din 25 ianuarie 2022 privind ajustarea anuală a indemnizațiilor acordate persoanelor care participă la activitățile Comitetului European al Regiunilor (PDF)