Os membros participam em reuniões do CR – como as reuniões plenárias, as reuniões das comissões e as reuniões dos grupos políticos –, que, na maioria dos casos, se realizam em Bruxelas, embora ocasionalmente possam decorrer noutro local. Por vezes, os membros também estão autorizados a participar em reuniões que não são organizadas pelo CR, mas que se revestem de especial interesse para o seu trabalho.
Mediante apresentação dos documentos comprovativos, os membros são reembolsados das despesas de transporte efetivamente incorridas para participar nessas reuniões. O reembolso não excede o preço de um bilhete em classe executiva, no caso de transporte aéreo, e de um bilhete em primeira classe, no caso de deslocação de comboio ou barco. Em caso de viagem de automóvel, os membros são reembolsados de acordo com um montante fixo por quilómetro (0,30 euros). Para sua conveniência, os membros podem reservar os seus bilhetes através da agência de viagens do CR, caso em que o seu custo será cobrado diretamente ao Comité.
Para além do reembolso das despesas de transporte, os membros recebem uma ajuda de custo por dia de reunião de 340 euros, para fazer face a todas as despesas incorridas no local da reunião (na maioria dos casos, Bruxelas), como refeições, despesas de hotel, etc. Este abono tem em conta os preços relativamente elevados do alojamento em Bruxelas durante os dias úteis.
Os membros recebem igualmente uma ajuda de custo de viagem, de quantitativo fixo, determinada em função da distância total da viagem, que se destina a cobrir todos os custos incorridos durante a mesma, como, por exemplo, portagens ou vinhetas de autoestrada, transportes públicos em Bruxelas, tarifas de estacionamento no aeroporto ou na estação ferroviária de partida, refeições, bebidas e despesas de hotel adicionais durante a viagem ou devido a uma estadia prolongada no local da reunião. Esta ajuda de custo só é paga quando a distância do trajeto é superior a 200 km e ascende a 185 euros por unidade de referência (um abono único por viagem de ida e volta).
Note-se que o Tribunal de Justiça da UE considera que a utilização de um sistema de abono de ajudas de custo, de quantitativo fixo, que é uma prática corrente nas instituições da UE, visa reduzir os custos e encargos administrativos inerentes a um sistema que implique a verificação de cada despesa individual e que, por conseguinte, representa um ato de boa gestão (acórdão de 15 de setembro de 1981 do processo C-208/80, Lord Bruce of Donington ).
Todas as despesas acima referidas são imputadas ao orçamento da UE e devidamente auditadas.
Reuniões à distância durante a pandemia de COVID-19
O CR adotou uma série de medidas temporárias para manter a sua capacidade operacional durante a pandemia de COVID-19, nomeadamente o seu papel consultivo no âmbito do processo de decisão da UE, evitando simultaneamente os riscos para a saúde dos membros e do pessoal. Para o efeito, as reuniões não essenciais foram canceladas e as reuniões essenciais, como as dos órgãos estatutários do CR, têm-se realizado, na medida do possível, à distância, com recurso a meios eletrónicos (em alguns casos, organizam-se reuniões híbridas, com um grupo de membros reunidos no mesmo local físico). Nestas circunstâncias especiais, em que a maioria dos membros trabalha a partir dos seus lares, o CR prevê uma ajuda de custo por dia de reunião à distância de 200 euros, para fazer face às despesas gerais e administrativas relacionadas com a preparação e participação nas reuniões.
Principais regras em vigor
Regulamento n.º 8/2017 sobre o reembolso das despesas de deslocação e o abono das ajudas de custo de viagem e por dia de reunião dos membros e suplentes do Comité das Regiões Europeu (PDF)
Regulamento n.º 20/2020 que altera o Regulamento n.º 8/2017 (PDF)
Regulamento n.º 3/2021 relativo ao pagamento de uma ajuda de custo por dia de reunião à distância para os membros, peritos e oradores (PDF)
Decisão n.º 1/2022 de 25 de janeiro de 2022 relativa à adaptação anual do abono das ajudas de custo das pessoas que participam nas atividades do Comité das Regiões Europeu (PDF)