Locekļi piedalās RK sanāksmēs, piemēram, plenārsesijās, komisiju sanāksmēs un politisko grupu sanāksmēs, kas vairumā gadījumu notiek Briselē, taču dažkārt tās notiek citur. Dažkārt locekļiem ir atļauts piedalīties sanāksmēs, kuras nerīko RK, bet kuras ir īpaši lietderīgas viņu darbam.
Uzrādot apliecinošus dokumentus, Komitejas locekļiem tiek atlīdzinātas transporta biļešu faktiskās izmaksas, kas radušās saistībā ar piedalīšanos šādās sanāksmēs (nepārsniedzot biļetes cenu biznesa klasē gaisa transportā un nepārsniedzot biļetes cenu pirmajā klasē braucieniem ar vilcienu vai kuģi). Ceļojot ar automobili, izdevumus atlīdzina pēc vienotas likmes par kilometru – 0,30 EUR. Ērtības labad locekļi var rezervēt transporta biļetes RK ceļojumu aģentūrā, un tādā gadījumā RK par viņiem norēķinās tieši.
Papildus transporta izdevumu atlīdzībai Komitejas locekļi saņem vienotas likmes sanāksmes dienas naudu 340 EUR apmērā par katru sanāksmes dienu, lai segtu visas izmaksas sanāksmes vietā (lielākoties Briselē), piemēram, maltītes, viesnīcas izmaksas utt. Šajā maksā ir ņemtas vērā salīdzinoši augstās cenas par izmitināšanu Briselē darba dienās.
Komitejas locekļi saņem arī vienotas likmes ceļa dienas naudu, kuras pamatā ir brauciena kopējais garums un kura sedz visas ar braucienu saistītās izmaksas. Tās ir, piemēram, autoceļu nodevas vai vinjetes, maksa par sabiedrisko transportu Briselē, maksa par stāvvietu izbraukšanas lidostā vai dzelzceļa stacijā, kā arī par maltītēm, dzērieniem un papildu viesnīcas maksa brauciena laikā vai saistībā ar ilgāku uzturēšanos sanāksmes vietā. Šo piemaksu maksā tikai tad, ja brauciena garums pārsniedz 200 km, un tā ir 185 EUR par vienu atsauces vienību (viens maksājums par turp un atpakaļ braucienu).
Jāatzīmē, ka Eiropas Savienības Tiesa uzskata, ka vienotas likmes piemaksu sistēmas izmantošana, kas ir ierasta prakse ES iestādēs, “ir saistīta ar vēlmi samazināt administratīvās izmaksas un slogu, kas raksturīgs sistēmai, kura paredz katra atsevišķa izdevumu posteņa pārbaudi, un tāpēc ir uzskatāma par labas pārvaldības piemēru” (1981. gada 15. septembra spriedums lietā C-208/80, Lord Bruce of Donington ).
Visus iepriekš minētos izdevumus sedz no ES budžeta, un tos pienācīgi revidē.
Neklātienes sanāksmes Covid-19 pandēmijas laikā
RK ir veikusi vairākus pagaidu pasākumus, lai Covid-19 pandēmijas laikā nodrošinātu RK darbības spēju, it īpaši spēju uzņemties padomdevējas lomu ES lēmumu pieņemšanas procesā, vienlaikus neapdraudot Komitejas locekļu un darbinieku veselību. Tāpēc ir atceltas nebūtiskas sanāksmes, un svarīgas sanāksmes, piemēram, RK struktūrvienību sanāksmes, pēc iespējas notiek attālināti, izmantojot elektroniskus līdzekļus (dažos gadījumos tiek rīkotas hibrīdsanāksmes ar locekļu grupu, kas atrodas vienā un tajā pašā fiziskajā vietā). Šajos īpašajos apstākļos, kad lielākā daļa Komitejas locekļu strādā no mājām, RK viņiem izmaksā vienotas likmes neklātienes sanāksmes dienas naudu 200 EUR apmērā par katru sanāksmes dienu, lai segtu biroja un vispārīgus izdevumus saistībā ar gatavošanos sanāksmēm un dalību tajās.
Galvenie spēkā esošie noteikumi
Noteikumi Nr. 8/2017 par ceļa izdevumu atlīdzināšanu un vienotas likmes ceļa un sanāksmes dienas naudas maksājumiem Eiropas Reģionu komitejas locekļiem un viņu aizstājējiem (PDF)
Noteikumi Nr. 20/2020, ar ko groza Noteikumus Nr. 8/2017 (PDF)
Noteikumi Nr. 3/2021 par neklātienes sanāksmes vienotas likmes dienas naudas maksājumu Eiropas Reģionu komitejas locekļiem, ekspertiem un referentiem (PDF)
Lēmums Nr. 1/2022 (2022. gada 25. janvāris) par ikgadējo korekciju attiecībā uz dienas naudu, kas maksājama personām, kuras piedalās Eiropas Reģionu komitejas darbā (PDF)