Nariai dalyvauja RK posėdžiuose, pavyzdžiui, plenarinėse sesijose, komisijų ir frakcijų posėdžiuose, kurie dažniausiai vyksta Briuselyje, nors kartais vyksta ir kitur. Kai kuriais atvejais nariams taip pat leidžiama dalyvauti posėdžiuose, kurie nėra organizuojami RK, bet yra itin svarbūs Komiteto darbui.
Pateikus patvirtinamuosius dokumentus, atlyginamos faktinės transporto bilietų, kuriuos nariai įsigijo, kad galėtų atvyti į minėtus posėdžius, išlaidos, neviršijant verslo klasės įkainių, jei keliaujama lėktuvu, ar pirmosios klasės įkainių, jei keliaujama traukiniu arba laivu. Jei keliaujama automobiliu, narių išlaidos kompensuojamos taikant fiksuotą 0,30 EUR už kilometrą tarifą. Patogumo dėlei nariai gali užsisakyti transporto bilietus per RK kelionių agentūrą, tokiu atveju RK už juos moka tiesiogiai.
Be kompensacijos už kelionės išlaidas, nariai gauna vienodo dydžio 340 EUR išmoką už dalyvavimą posėdžiuose, kad būtų padengtos visos jų išlaidos posėdžio vietoje (dažniausiai Briuselyje): maitinimo, viešbučio ir kt. Ši išmoka nustatyta atsižvelgiant į palyginti dideles apgyvendinimo Briuselyje darbo dienomis kainas.
Nariai taip pat gauna vienodo dydžio kelionpinigius, kurie apskaičiuojami pagal kelionės atstumą ir kuriais padengiamos visos kelionės išlaidos. Tai kelių mokesčio arba vinjetės, viešojo transporto Briuselyje, automobilio laikymo išvykimo oro uosto ar geležinkelio stoties stovėjimo aikštelėje, maitinimo, įskaitant gėrimus, išlaidos ar papildomos viešbučių išlaidos kelionės metu arba dėl ilgesnio buvimo posėdžio vietoje. Ši išmoka mokama tik tuo atveju, jei kelionės atstumas viršija 200 km, ir ji sudaro 185 EUR vienam referenciniam vienetui (viena vienkartinė išmoka už kelionę pirmyn ir atgal).
Pažymėtina, kad ES Teisingumo Teismas mano, jog vienodo dydžio išmokų sistema, kuri yra įprasta Sąjungos institucijų praktika, taikoma siekiant sumažinti administracines išlaidas ir sunkumus, patiriamus taikant sistemą, pagal kurią tikrinama kiekviena atskira išlaidų rūšis, todėl toks kompensavimas laikytinas geru administravimu (1981 m. rugsėjo 15 d. sprendimas, byla C-208/80 Lord Bruce of Donington ).
Visos pirmiau minėtos išlaidos padengiamos iš ES biudžeto ir yra deramai audituojamos.
Nuotoliniai posėdžiai COVID-19 pandemijos metu
RK priėmė keletą laikinų priemonių, kuriomis siekiama užtikrinti RK veiklos pajėgumus COVID-19 pandemijos metu, visų pirma jo patariamąjį vaidmenį ES sprendimų priėmimo procese, kartu išvengiant pavojaus RK narių ir darbuotojų sveikatai. Šiuo tikslu buvo atšaukti nebūtini posėdžiai, o svarbiausi RK organų posėdžiai, kiek įmanoma, rengiami nuotoliniu būdu naudojantis elektroninėmis priemonėmis (kai kuriais atvejais kartu su grupe narių, esančių kartu toje pačioje fizinėje vietoje, rengiami mišrūs posėdžiai). Šiomis ypatingomis aplinkybėmis, kai dauguma narių dirba iš savo namų, RK jiems moka nustatyto dydžio išmoką už dalyvavimą nuotoliniuose posėdžiuose: 200 EUR už kiekvieną posėdžio dieną biuro ir bendroms išlaidoms, susijusioms su pasirengimu posėdžiams ir dalyvavimu juose, padengti.
Pagrindinės galiojančios taisyklės
Reglamentas Nr. 8/2017 dėl kelionės išlaidų kompensavimo ir vienodo dydžio kelionpinigių bei išmokų už dalyvavimą posėdžiuose išmokėjimo nariams ir pakaitiniams nariams (PDF)
Reglamentas Nr. 20/2020, kuriuo iš dalies keičiamas Reglamentas Nr. 8/2017 (PDF)
Reglamentas Nr. 3/2021 dėl vienodo dydžio išmokų už dalyvavimą nuotoliniuose posėdžiuose mokėjimo nariams, ekspertams ir kalbėtojams (PDF)
Sprendimas Nr. 1/2022 2022 m. sausio 25 d. dėl išmokų, mokamų Europos regionų komiteto veikloje dalyvaujantiems asmenims, metinio patikslinimo (PDF)