Članovi i članice Europskog odbora regija (OR) predstavnici su regionalnih i lokalnih tijela, koji ili imaju izborni mandat regionalnog ili lokalnog tijela ili su politički odgovorni izabranoj skupštini. U nekim državama članicama primaju određenu naknadu od svojeg regionalnog ili lokalnog tijela, no ne primaju nikakvu naknadu od OR-a.
Članovi i članice sudjeluju na sastancima OR-a, kao što su plenarna zasjedanja, sastanci povjerenstava i političkih klubova, koji se u većini slučajeva održavaju u Bruxellesu, iako se ponekad održavaju i drugdje. Povremeno mogu sudjelovati i na sastancima koje ne organizira OR, ali su od posebnog interesa za njegov rad.
Po predočenju popratnih dokumenata članovima i članicama se nadoknađuju stvarni troškovi prijevoznih karata za sudjelovanje na tim sastancima, do cijene poslovnog razreda za zračni prijevoz i prvog razreda za putovanje vlakom ili brodom. Ako putuju automobilom, nadoknađuju im se troškovi u paušalnom iznosu od 0,30 eura po kilometru. Zbog praktičnih razloga članovi i članice mogu rezervirati svoje prijevozne karte preko putničke agencije OR-a i u tom ih slučaju OR plaća izravno.
Osim povrata putnih troškova članovi i članice primaju paušalnu naknadu za sastanke u iznosu od 340 eura po danu sastanka kako bi pokrili sve svoje troškove na mjestu sastanka (u većini slučajeva u Bruxellesu), kao što su troškovi hrane, smještaja itd. Ta je naknada određena uzimajući u obzir relativno visoke cijene smještaja u Bruxellesu radnim danima.
Članovi i članice primaju i paušalnu naknadu za putovanje koja se temelji na ukupnoj duljini putovanja i pokriva sve troškove putovanja. Među njima su, primjerice, cestarine ili vinjete za autoceste, troškovi javnog prijevoza u Bruxellesu, naknade za parkiranje u polaznoj zračnoj luci ili željezničkoj stanici, hrana, piće i dodatni troškovi hotelskog smještaja tijekom putovanja ili troškovi nastali zbog produljenog boravka na mjestu održavanja sastanka. Ta se naknada isplaćuje samo ako je udaljenost putovanja veća od 200 km i iznosi 185 eura po referentnoj jedinici (jednokratna uplata za svako povratno putovanje).
Treba napomenuti da Sud EU-a smatra da je uporaba sustava paušalnih naknada, što je uobičajena praksa u institucijama EU-a, „rezultat namjere da se smanje administrativni troškovi i opterećenja svojstveni sustavu koji uključuje provjeru svake pojedine stavke troškova i stoga predstavlja dobro upravljanje“ (presuda od 15. rujna 1981. u predmetu C-208/80, Lord Bruce of Donington).
Svi navedeni rashodi plaćaju se iz proračuna EU-a i nad njima se provodi odgovarajuća revizija.
Sastanci na daljinu tijekom pandemije bolesti COVID-19
OR je usvojio niz privremenih mjera kako bi osigurao svoje operativne kapacitete tijekom pandemije COVID-a 19, posebno svoju savjetodavnu ulogu u postupku donošenja odluka u EU-u, a istodobno izbjegao zdravstvene rizike za članove, članice i osoblje. U tu su svrhu otkazani sastanci koji nisu nužni, a oni koji jesu nužni, kao što su sastanci tijela OR-a, održavaju se, u mjeri u kojoj je to moguće, na daljinu elektroničkim putem (u nekim slučajevima održavaju se hibridni sastanci sa skupinom članova i članica koji se fizički zajedno nalaze na istom mjestu). U tim posebnim okolnostima u kojima većina članova i članica radi iz svojih domova, OR im isplaćuje paušalnu naknadu za sastanke na daljinu u iznosu od 200 eura po danu sastanka kako bi pokrili svoje uredske i opće troškove pripreme za sastanke i sudjelovanja na njima.
Glavni važeći propisi
Uredba br. 8/2017 o povratu putnih troškova i isplati paušalnih naknada za putovanja i sastanke članovima i zamjenicima članova (PDF)
Uredba br. 20/2020 o izmjeni Uredbe br. 8/2017 (PDF)
Uredba br. 3/2021 o isplati paušalne naknade za sastanke na daljinu članovima, stručnjacima i govornicima (PDF)
Odluka br. 1/2022 od 25. siječnja 2020. o godišnjoj prilagodbi naknada koje se isplaćuju osobama koje sudjeluju u aktivnostima Europskog odbora regija (PDF)