AVIS DE VACANCE D’EMPLOI Nº COR/AST3-AST9/37/22  

Detail of the vacancy notice

Reference: COR/AST3-AST9/37/22
Directorate: Directorate A, Members and Plenaries
Function Group: AST
Management: No
Deadline: 23/09/2022 12:00
Job Title: Chef de l’équipe de coordination au sein du secteur «Service central d’organisation de réunions»
Unit/Service: Bureau, sessions plénières et service central d’organisation des réunions
Grade: AST3-AST9
Location: Bruxelles

​​​Votre emploi et vos responsabilités

Êtes-vous intéressé dans la gestion de l'organisation logistique et technique des réunions du Comité européen des régions (CdR) ? Vous disposez d’excellentes compétences d’organisation et de communication et d’une expérience en matière de gestion des personnes?​

En tant que chef de l’équipe de coordination du secteur «Service central d’organisation de réunions», vous gérerez une équipe de quatre collègues chargés de coordonner le soutien logistique et technique aux réunions, tant au siège du CdR qu’à l’extérieur.

Vous ferez partie d’une unité pluridisciplinaire qui contribue activement à l’organisation de l’activité politique du CdR.

Par ailleurs:

  • vous serez responsable de la gestion opérationnelle de cinq lignes budgétaires différentes, y compris la vérification de la conformité des factures relatives aux services d’interprétation via les sites web de la Commission européenne et du Parlement européen;
  • vous gérerez et coordonnerez les appels d’offres lancés par le service de réunions: sélection des procédures de passation de marchés; rédaction du cahier des charges relatif aux installations audiovisuelles et de conférence; gestion de bons de commande; préparation des dossiers de paiement etc.;
  • vous assurerez le suivi interinstitutionnel approprié des contrats-cadres et du contrôle de conformité des prestations qui en découlent;
  • vous gérerez les demandes de réservation de salles de réunion et de conférence dans les six bâtiments du CdR au moyen de l’outil Agora;
  • vous traiterez les demandes de restauration pour les conférences et élaborerez des projets de faisabilité pour l’interprétation, y compris les plans d’implantation des salles de conférence;
  • vous contribuerez aux activités de planification et d’établissement de rapports de la direction A.​

Vous assumerez en outre la fonction d’agent initiant opérationnel pour les lignes budgétaires gérées par l’unité et recevrez toutes les formations nécessaires à cette fin.

Êtes-vous le talent que nous recherchons?

  • Vous avez une connaissance approfondie du règlement financier de l’Union européenne et des procédures de passation de marchés.
  • Vous possédez de très bonnes aptitudes en matière de communication et de relations interpersonnelles, ainsi que de solides capacités de coordination.
  • Vous faites preuve d’initiative, vous avez un sens aigu des responsabilités et êtes capable de travailler en équipe.
  • Vous possédez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, une très bonne connaissance de l’anglais ou du français est requise et une connaissance satisfaisante de l’autre de ces langues est souhaitable.
  • Vous avez une bonne connaissance de la mission et de l’organisation du CdR.
  • Une expérience professionnelle pertinente en gestion de personnes et une capacité avérée à faire évoluer et à motiver une équipe constitueraient un atout.
  • Vous maîtrisez bien les applications et outils informatiques (Outlook, Excel, Word, SharePoint, etc.).

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