En tant qu’assistant(e) au sein de l’équipe de direction, vous assisterez la directrice et la directrice adjointe dans la coordination des tâches quotidiennes et la gestion des priorités, et gérerez le front office de la directrice adjointe. Vous ferez partie de l’équipe responsable de la continuité des opérations.

Vous vous chargerez de la planification et de l’organisation de réunions, de la réservation de salles de réunion, de l’invitation des participants, de la prise de notes lors des réunions importantes et de la rédaction des procès-verbaux correspondants. Il vous sera également demandé d’assister la directrice et la directrice adjointe pour des travaux de recherche documentaire et l’élaboration de documents et de dossiers pour les réunions.

En tant qu’agent initiant opérationnel, vous assurerez le traitement des demandes d’ordre de mission et le remboursement des frais de mission, ainsi que la gestion et la planification prévisionnelle des missions pour l’ensemble de la direction. Vous effectuerez également d’autres tâches administratives et opérationnelles, et remplacerez l’autre assistant de direction en tant que de besoin.

Vous appartiendrez à une direction dynamique dans laquelle un large éventail de formations internes et interinstitutionnelles vous sont proposées, en plus de cours de langues, tout comme des contacts formels et informels avec des collègues de toute la direction, par l’intermédiaire d’activités interservices telles que le réseau des assistants de la traduction.

Êtes-vous le talent que nous recherchons ?

• Vous possédez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, une très bonne connaissance de l’anglais (écrit et parlé) et une connaissance satisfaisante du français sont requises;
• Vous maîtrisez bien les applications et outils informatiques (Outlook, Excel, Word, SharePoint, Teams, etc.) et êtes apte à vous former à d’autres applications spécifiques;
• Vous êtes capable de travailler en équipe (mais aussi de manière indépendante lorsque les circonstances l’exigent) et de vous adapter à un environnement de travail international;
• Vous possédez un sens aigu de l’initiative et savez gérer en autonomie votre temps et les priorités de travail.
• Vous avez un sens des responsabilités développé et êtes capable de travailler sous pression;
• Vous disposez de très bonnes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles;
• Vous traitez les informations confidentielles avec toute la discrétion requise.