Jäsenet osallistuvat AK:n kokouksiin, kuten täysistuntoihin, valiokuntakokouksiin ja poliittisten ryhmien kokouksiin, jotka pidetään useimmiten Brysselissä, vaikka niitä ajoittain järjestetään myös muualla. Toisinaan jäsenet voivat myös osallistua kokouksiin, jotka eivät ole AK:n järjestämiä mutta jotka ovat erityisen kiinnostavia komitean työskentelyn kannalta.
Jäsenille korvataan tositteita vastaan tällaisiin kokouksiin osallistumista varten hankittujen matkalippujen todelliset kustannukset lentolipuissa business-luokkaan asti ja juna- tai laivalipuissa ensimmäiseen luokkaan asti. Jos jäsenet matkustavat autolla, heille maksetaan kiinteä kilometrikorvaus, joka on 0,30 euroa kilometriltä. Jäsenet voivat halutessaan varata matkalippunsa AK:n matkatoimiston kautta, jolloin AK maksaa matkaliput suoraan.
Matkakulukorvauksen lisäksi jäsenet saavat kiinteämääräisen kokouspäivärahan, joka on 340 euroa kokouspäivää kohti ja kattaa kaikki heidän kulunsa kokouspaikalla (useimmissa tapauksissa Brysselissä), kuten ateriat, yöpymiskustannukset jne. Tässä korvauksessa on otettu huomioon majoituksen verrattain korkea hintataso Brysselissä työpäivinä.
Jäsenet saavat myös kiinteämääräisen matkapäivärahan, joka perustuu matkan kokonaispituuteen ja kattaa kaikki matkan aikana aiheutuvat kustannukset. Näitä ovat esimerkiksi moottoritiemaksut tai vinjetit, julkinen liikenne Brysselissä, pysäköintimaksut lento- tai juna-asemalla lähtöpaikassa, ateriat ja juomat sekä ylimääräiset yöpymiskustannukset, joita voi aiheutua matkan aikana tai oleskelun pidentyessä kokouspaikalla. Matkapäivärahaa maksetaan vain, jos matkan pituus ylittää 200 kilometriä, ja se on 185 euroa viiteyksikköä kohti (yksi kertamaksu edestakaista matkaa kohden).
On syytä todeta, että EU:n toimielimissä yleisenä käytäntönä olevaan kiinteämääräisten korvausten järjestelmään on Euroopan unionin tuomioistuimen mukaan päädytty sen vuoksi, että pyrkimyksenä on vähentää hallintomenoja ja työtaakkaa, jotka aiheutuisivat järjestelmästä, jossa tarkistettaisiin jokainen yksittäinen menoerä, ja näin ollen järjestely edustaa hyvää hallintotapaa (15. syyskuuta 1981 annettu tuomio asiassa C-208/80, Lord Bruce of Donington).
Kaikki edellä mainitut menot katetaan EU:n talousarviosta, ja ne tarkastetaan asianmukaisesti.
Etäkokoukset covid-19-pandemian aikana
AK on ottanut käyttöön useita väliaikaisia toimenpiteitä varmistaakseen, että AK pystyy jatkamaan toimintaansa ja erityisesti neuvoa-antavan tehtävänsä hoitamista EU:n päätöksentekoprosessissa niin, että samalla vältetään vaarantamasta jäsenten ja henkilöstön terveyttä. Tässä tarkoituksessa on peruttu muut kuin välttämättömät kokoukset, ja AK:n elinten kokousten kaltaiset välttämättömät kokoukset järjestetään mahdollisuuksien mukaan etäjärjestelyin sähköisiä välineitä käyttäen (joissakin tapauksissa järjestetään hybridikokouksia, joissa osa jäsenistä on kokoontunut samaan fyysiseen paikkaan). Näissä erityisolosuhteissa, kun suurin osa jäsenistä työskentelee kotoa käsin, AK maksaa jäsenille kiinteämääräisen etäkokouspäivärahan, joka on 200 euroa kokouspäivää kohti, kattaakseen kokouksiin valmistautumisesta ja osallistumisesta heille aiheutuvat toimisto- ja yleiskulut.
Tärkeimmät voimassa olevat säännöt
Sääntö N:o 8/2017 matkakulujen korvaamisesta ja kertakaikkisen matkapäivärahan ja kertakaikkisen kokouspäivärahan maksamisesta jäsenille ja varajäsenille (pdf)
Sääntö N:o 20/2020 säännön N:o 8/2017 muuttamisesta (pdf)
Sääntö N:o 3/2021 kiinteämääräisen etäkokouspäivärahan maksamisesta jäsenille, asiantuntijoille ja puhujille (pdf)
Päätös N:o 1/2022, annettu 25. tammikuuta 2022, Euroopan alueiden komitean toimintaan osallistuville henkilöille maksettavien korvausten vuosittaisesta mukautuksesta (pdf)