Liikmed osalevad komitee koosolekutel, näiteks täiskogu istungjärkudel, komisjonide ja fraktsioonide koosolekutel, mis enamasti toimuvad Brüsselis, ent aeg-ajalt ka mujal. Mõnikord lubatakse liikmetel osaleda ka koosolekutel, mida ei korralda komitee, kuid mis pakuvad komitee töö seisukohast suurt huvi.
Tõendavate dokumentide esitamisel hüvitatakse liikmetele selliste koosolekutega seotud sõidupiletite tegelik maksumus kuni äriklassi pileti maksumuseni lennureisi puhul ja kuni esimese klassi pileti maksumuseni rongi- või laevareisi puhul. Autoga reisimisel makstakse liikmetele hüvitist kindlasummalise määra alusel, mis on 0,30 eurot kilomeetri kohta. Asjaajamise lihtsustamiseks võivad liikmed broneerida sõidupiletid komitee reisibüroo kaudu, sel juhul maksab komitee piletite eest otse.
Lisaks sõidukulude hüvitamisele makstakse liikmetele koosolekupäeva eest kindlasummalist koosolekupäevaraha 340 eurot, et katta kõik neile koosoleku toimumiskohas (enamasti Brüsselis) tekkinud kulud, nagu söök, hotellikulud jne. Päevarahas on arvesse võetud Brüsselis tööpäevadel pakutava majutuse suhteliselt kõrgeid hindu.
Liikmed saavad ka kindlasummalist reisipäevaraha, mis põhineb reisi kogupikkusel ja katab kõik reisi ajal tekkivad kulud. Nende hulka kuuluvad näiteks kiirteemaksud või teemaksukleebised, ühistransport Brüsselis, parkimistasud lähtelennujaamas või -rongijaamas ning söök, jook ja täiendavad hotellikulud, mis tekivad reisi ajal või tulenevalt pikendatud viibimisest koosoleku toimumiskohas. Seda päevaraha makstakse ainult juhul, kui reisiti rohkem kui 200 km kauguselt ja see on 185 eurot võrdlusühiku kohta (üks ühekordne makse edasi-tagasi reisi kohta).
Juhime tähelepanu Euroopa Liidu Kohtu seisukohale, et kindlasummalise hüvitise süsteemi kasutamine, mis on ELi institutsioonides levinud tava, tuleneb soovist vähendada halduskulusid ja -koormust, mis on omased süsteemile, mille puhul kontrollitakse iga üksikut kuluartiklit, ning seega on tegu hea haldusega (15. septembri 1981. aasta otsus kohtuasjas C-208/80: Lord Bruce of Donington).
Kõik eespool nimetatud kulud kaetakse ELi eelarvest ja neid auditeeritakse nõuetekohaselt.
Kaugkoosolekud COVID-19 pandeemia ajal
Komitee on võtnud mitu ajutist meedet, et tagada komitee tegevussuutlikkus COVID-19 pandeemia ajal, eelkõige komitee nõuandev roll ELi otsustusprotsessis, vältides samal ajal ohtu liikmete ja töötajate tervisele. Sel eesmärgil tühistati mittehädavajalikud koosolekud ja olulisi koosolekuid, nagu komitee tööorganite koosolekud, peetakse võimaluse korral kaugmeetodil, kasutades elektroonilisi vahendeid (mõnel juhul peetakse hübriidkoosolekuid rühma liikmetega, kes asuvad füüsiliselt koos samas kohas). Selles eriolukorras, kus enamik liikmeid töötab oma kodunt, maksab komitee neile kindlasummalist kaugkoosoleku päevaraha 200 eurot koosolekupäeva kohta, et katta nende büroo- ja üldkulud koosolekute ettevalmistamisel ja nendel osalemisel.
Peamised kehtivad eeskirjad
Täis- ja asendusliikmete sõidukulude hüvitamise ning neile kindlasummalise reisipäevaraha ja kindlasummalise koosolekupäevaraha maksmise eeskiri nr 8/2017 (PDF)
Eeskiri nr 20/2020, millega muudetakse eeskirja nr 8/2017 (PDF)
Eeskiri nr 3/2021 komitee liikmetele, ekspertidele ja külalisesinejatele kindlasummalise kaugkoosoleku päevaraha maksmise kohta (PDF)
Otsus nr 1/2022, 25. jaanuar 2022, Euroopa Regioonide Komitee tegevuses osalevatele isikutele makstavate hüvitiste iga-aastase kohandamise kohta (PDF)