Με την προσκόμιση των απαιτούμενων δικαιολογητικών, τα μέλη αποζημιώνονται για το πραγματικό αντίτιμο των εισιτηρίων μετάβασής τους σε αυτές τις συνεδριάσεις, έως τη διακεκριμένη θέση για τις αεροπορικές μεταφορές και έως την πρώτη θέση για τα ταξίδια με σιδηρόδρομο ή πλοίο. Σε περίπτωση ταξιδίου με αυτοκίνητο, τα μέλη αποζημιώνονται βάσει κατ’ αποκοπή ποσού ανά χιλιόμετρο, ύψους 0,30 ευρώ. Για λόγους ευκολίας, τα μέλη μπορούν να κάνουν κράτηση των εισιτηρίων τους μέσω του ταξιδιωτικού γραφείου της ΕτΠ, οπότε η ΕτΠ καταβάλλει απευθείας το αντίτιμό τους.
Εκτός της επιστροφής των εξόδων ταξιδίου τους, τα μέλη λαμβάνουν κατ’ αποκοπή αποζημίωση συνεδριάσεων ύψους 340 ευρώ ανά ημέρα συνεδρίασης για την κάλυψη όλων των εξόδων στον τόπο συνεδρίασης (στις περισσότερες περιπτώσεις στις Βρυξέλλες), όπως γεύματα, έξοδα ξενοδοχείου κ.τ.λ. Στην αποζημίωση αυτή συνεκτιμάται το σχετικά υψηλό κόστος διαμονής στις Βρυξέλλες κατά τις εργάσιμες ημέρες.
Τα μέλη λαμβάνουν επίσης κατ’ αποκοπή αποζημίωση ταξιδίου, η οποία βασίζεται στη συνολική απόσταση του ταξιδίου και καλύπτει όλα τα έξοδα που προκύπτουν κατά τη διάρκειά του. Σε αυτά περιλαμβάνονται, για παράδειγμα, τα διόδια ή τα τέλη χρήσης (βινιέτες) αυτοκινητοδρόμων, οι δημόσιες συγκοινωνίες στις Βρυξέλλες, τα τέλη στάθμευσης στο αεροδρόμιο ή στον σιδηροδρομικό σταθμό αναχώρησης, τα γεύματα, τα ποτά και οι πρόσθετες χρεώσεις του ξενοδοχείου, είτε κατά τη διάρκεια του ταξιδίου, είτε λόγω παράτασης της παραμονής στον τόπο της συνεδρίασης. Η αποζημίωση αυτή καταβάλλεται μόνο εφόσον η διανυθείσα απόσταση του ταξιδίου υπερβαίνει τα 200 χιλιόμετρα και ανέρχεται σε 185 ευρώ ανά μονάδα αναφοράς (μία ενιαία πληρωμή ανά ταξίδι μετ’ επιστροφής).
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι το Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης θεωρεί ότι η χρήση ενός συστήματος κατ’ αποκοπή αποζημιώσεων, το οποίο αποτελεί συνήθη πρακτική στα όργανα της ΕΕ, «οφείλεται στην μέριμνα τού περιορισμού των διοικητικών εξόδων και βαρών πού διακρίνουν το σύστημα ελέγχου κάθε επί μέρους δαπάνης και, συνεπώς, χαρακτηρίζει μία καλή διοίκηση» (απόφαση της 15ης Σεπτεμβρίου 1981 στην υπόθεση C-208/80, Lord Bruce of Donington).
Όλες οι προαναφερόμενες δαπάνες καλύπτονται από τον προϋπολογισμό της ΕΕ και ελέγχονται δεόντως.
Εξ αποστάσεως συνεδριάσεις κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19
Η ΕτΠ έχει λάβει ορισμένα προσωρινά μέτρα για να διασφαλίσει τη λειτουργική ικανότητά της κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19, ιδίως όσον αφορά τα συμβουλευτικά της καθήκοντα στη διαδικασία λήψης αποφάσεων της ΕΕ, προλαμβάνοντας παράλληλα τους κινδύνους για την υγεία των μελών και του προσωπικού της. Για τον σκοπό αυτό, οι μη απολύτως απαραίτητες συνεδριάσεις ακυρώνονται και οι απολύτως απαραίτητες, όπως αυτές των οργάνων της ΕτΠ, πραγματοποιούνται, στο μέτρο του δυνατού, εξ αποστάσεως με ηλεκτρονικά μέσα (σε ορισμένες περιπτώσεις πραγματοποιούνται υβριδικές συνεδριάσεις με ομάδα μελών που βρίσκονται μαζί στον ίδιο τόπο). Στις ειδικές περιπτώσεις κατά τις οποίες τα περισσότερα μέλη εργάζονται από την κατοικία τους, η ΕτΠ τούς καταβάλλει κατ’ αποκοπή αποζημίωση εξ αποστάσεως συνεδριάσεων ύψους 200 ευρώ ανά ημέρα συνεδρίασης για την κάλυψη των εξόδων γραφείου και των γενικών εξόδων που συνεπάγεται η προετοιμασία τους ενόψει των συνεδριάσεων και η συμμετοχή τους σε αυτές.
Κύριοι ισχύοντες κανονισμοί
Ρύθμιση αριθ. 8/2017 σχετικά με την επιστροφή των οδοιπορικών εξόδων και τις κατ’ αποκοπή αποζημιώσεις ταξιδίου και συνεδριάσεων των μελών της Επιτροπής των Περιφερειών και των αναπληρωτών τους (pdf)
Ρύθμιση αριθ. 20/2020 για την τροποποίηση της ρύθμισης αριθ. 8/2017 (pdf)
Ρύθμιση αριθ. 3/2021 σχετικά με την καταβολή κατ’ αποκοπή αποζημίωσης εξ αποστάσεως συνεδριάσεων των μελών και των δεόντως εξουσιοδοτημένων αναπληρωτών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής των Περιφερειών και των εμπειρογνωμόνων των εισηγητών και των ομιλητών που προσκαλούνται να συμμετάσχουν σε εξ αποστάσεως ή σε υβριδικές συνεδριάσεις (pdf)
Απόφαση αριθ. 1/2022 της 25ης Ιανουαρίου 2022 σχετικά με την ετήσια αναπροσαρμογή των αποζημιώσεων που καταβάλλονται στα πρόσωπα που συμμετέχουν στις δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής των Περιφερειών (pdf)