Medlemmer deltager i møder i RU, f.eks. plenarforsamlinger, underudvalgsmøder og politiske gruppemøder, som i de fleste tilfælde foregår i Bruxelles og engang imellem andre steder. Medlemmer kan sommetider også få tilladelse til at deltage i møder, som ikke arrangeres af RU, men som er af særlig interesse for udvalgets arbejde.
Mod fremlæggelse af bilag modtager medlemmer godtgørelse for den faktiske udgift til billetter for at kunne deltage i disse møder op til et beløb svarende til business class for flytransport og første klasse med tog eller færge. Medlemmer, der kører i bil, modtager et fast beløb pr. kilometer på 0,30 EUR som godtgørelse. For nemheds skyld kan medlemmer bestille billetter via RU's rejsebureau, og i så fald betales de direkte af RU.
Ud over godtgørelsen af rejseudgifter modtager medlemmer faste mødedagpenge på 340 EUR for hver mødedag til dækning af alle deres udgifter på mødestedet (i de fleste tilfælde Bruxelles) til f.eks. måltider, hotel osv. Denne godtgørelse er fastsat efter de relativt høje hotelpriser i Bruxelles på hverdage.
Medlemmer modtager også faste rejsedagpenge, som udregnes efter den samlede rejseafstand og dækker alle udgifter under rejsen. Disse dagpenge omfatter f.eks. motorvejsafgifter eller -vignetter, offentlig transport i Bruxelles, parkeringsafgifter i lufthavn og ved station ved afrejsestedet samt mad, drikke og yderligere hoteludgifter under rejsen eller som følge af et forlænget ophold ved mødestedet. Disse dagpenge udbetales kun, når rejsens længde overstiger 200 km, og beløbet er på 185 EUR pr. beregningsfaktor (én enkelt betaling pr. returrejse).
Det skal bemærkes, at anvendelsen af et system med faste godtgørelser, som er helt almindelig i EU-institutionerne, ifølge Den Europæiske Unions Domstol skyldes " hensynet til at reducere administrationsomkostningerne og den arbejdsbyrde, som et system, hvorefter hver enkelt udgift skulle kontrolleres, ville indebære, og er derfor udtryk for en fornuftig administration" (dom af 15. september 1981 i sag C-208/80, Lord Bruce of Donington).
Alle de ovennævnte udgifter er dækket af EU-budgettet og genstand for revision.
Fjernmøder under covid-19-pandemien
RU har indført en række midlertidige foranstaltninger for at sikre udvalgets driftskapacitet under covid-19-pandemien, især at det kan varetage sin rådgivende funktion i EU's beslutningsproces, men samtidig forebygge at medlemmer og ansatte udsættes for sundhedsrisici. Derfor er ikkenødvendige møder blevet aflyst, og nødvendige møder såsom møder i RU's organer holdes så vidt muligt på afstand via elektroniske midler (undertiden afholdes der hybridmøder, hvor en gruppe af medlemmer befinder sig på samme fysiske sted). Under disse særlige omstændigheder, hvor de fleste medlemmer arbejder hjemmefra, betaler RU dem faste dagpenge for fjernmøder på 200 EUR pr. mødedag til at dække deres kontorudgifter og almindelige udgifter til forberedelsen af og deltagelsen i møder.
Vigtigste gældende regler
Reglement nr. 8/2017 om godtgørelse af rejseudgifter og om udbetaling af faste rejse- og mødedagpenge til medlemmer og suppleanter (PDF)
Reglement nr. 20/2020 om ændring af reglement nr. 8/2017 (PDF)
Reglement nr. 3/2021 om udbetaling af faste dagpenge for telemøder til medlemmer, eksperter og suppleanter (PDF)
Afgørelse nr. 1/2022 af 25. januar 2022 vedrørende den årlige regulering af godtgørelser til personer, der deltager i Det Europæiske Regionsudvalgs aktiviteter (PDF)