Ролята на отдел „Архив“ на КР
Отдел „Архив“ на Комитета на регионите отговаря за организацията, опазването, управлението, описанието и съхранението на документалния фонд на Комитета, а също и за предоставянето на достъп до този фонд.
След като бъдат предадени на отдел „Архив“ от службите, които са ги съставили, архивните документи се опаковат отново, сканират се и се микрофилмират, за да се осигури физическото им съхранение. Извършва се описание на всяко досие, за да може да се изготвят инструменти за търсене (описи).
Двата архивни фонда
Архивът се състои от Фонд на КР, който включва документи, свързани със специфичните дейности на Комитета, и Фонд на председателите, който включват досиетата, изпращани от Кабинета на председателя в края на всеки председателски мандат (с продължителност две години в периода от 1994 до 2010 г., след това - две години и половина).
Документите от двата фонда се картотекират по специални планове за картотекиране и имат отделни описи.
Достъп до историческия архив
В съответствие с европейското законодателство относно достъпа на обществеността до историческите архиви, достъпът до архивните документи на Комитета е свободен след изтичане на 30 години от създаването им, справките с архивните документи се извършват при зачитане на разпоредбите в областта на защита на личните данни и всички документи, предоставени на разположение на обществеността преди изтичането на 30-годишния срок, остават на разположение без ограничения.
Залата за справки е отворена за изследователи след уговорена среща и достъпът до нея е обвързан с нормите за сигурност, включително представяне на документ за самоличност. Копия от документите, с които е правена справка, могат да бъдат получени безплатно.
Време за посещения:
Понеделник-четвъртък: 9,00-12,30 ч. и 14,30-17,00 ч.
Петък: 9,00-12,30 ч.
Залата е затворена: на Великден (Велики четвъртък и Разпети петък, понеделник след Великден), 1 май, 9 май, Възнесение (четвъртък и петък), понеделник на Петдесетница, 21 юли, 15 август, 1 и 2 ноември, в дните между Коледа и Нова година.